Transferts et chauffeurs pour les clients de votre hôtel
À la réception, la demande tombe à 23 h : un client doit être à Zaventem pour un vol à l'aube. Il vous faut un prestataire joignable vite et un chauffeur qui représente bien votre maison.
Ce que la conciergerie peut confier
Les demandes des clients d'un hôtel se ressemblent d'une saison à l'autre : un départ vers l'aéroport avant le premier train, une arrivée tardive à Bruxelles-Midi après un Eurostar retardé, une journée à Bruges ou à Gand, une voiture avec chauffeur pour enchaîner des rendez-vous d'affaires. Toutes peuvent être confiées au même prestataire, ce qui évite à la réception de jongler entre centrales de taxis, loueurs et agences d'excursions.
Pour une excursion, prévenez le client que le chauffeur n'est pas guide : il conduit, attend, conseille sur l'organisation de la journée, mais ne commente pas les visites. Une visite guidée se réserve séparément. Un circuit avec plusieurs étapes et un horaire de retour fait l'objet d'un devis ; un simple trajet vers Bruges ou Waterloo se réserve comme n'importe quel transfert, avec un prix fixe connu d'avance.
- Transferts vers Brussels Airport, Charleroi et les aéroports voisins, avec suivi du vol à l'arrivée
- Transferts vers les gares, dont Bruxelles-Midi pour l'Eurostar
- Excursions à la journée : Bruges, Gand, Anvers, Waterloo
- Chauffeur à disposition, de la demi-journée à la journée complète
- Sièges enfant sur demande, choisis selon le poids
- Transferts aéroport et gare, excursions et chauffeur à la journée, réservables au nom de vos clients.
- Réservation en ligne possible jusqu'à trois heures avant la course, prix fixe visible avant l'envoi.
- WhatsApp pour les demandes de dernière minute et les changements de programme.
- Chauffeurs multilingues qui se présentent à la réception ou attendent à l'entrée, selon vos consignes.
- Collaboration régulière : procédure et modalités définies ensemble sur devis.
Réserver pour le compte d'un client
Pour une course ponctuelle, le formulaire en ligne suffit : trajet, choix du véhicule, puis coordonnées. Le montant apparaît avant l'envoi, de quoi l'annoncer au client pendant qu'il est encore au comptoir. Les demandes sont acceptées tant que le départ est à plus de trois heures ; aucun règlement ne se fait sur le site, et l'équipe envoie sa confirmation par e-mail, un message que la réception peut transférer au client.
Le champ des remarques sert à tout ce que le chauffeur doit savoir : nom du client s'il diffère de celui qui réserve, numéro de chambre, heure à laquelle les bagages seront prêts, langue parlée. Pour une arrivée en avion, le numéro de vol permet de suivre l'atterrissage et de décaler la prise en charge si l'avion a du retard. Le chauffeur retrouve alors le client à la sortie des bagages, muni d'une pancarte nominative, et le conduit jusqu'à votre porte.
Une demande urgente ? WhatsApp
Quand la demande arrive moins de trois heures avant le départ, ou qu'un client hésite entre deux horaires, un message WhatsApp permet de vérifier une disponibilité sans passer par le formulaire. Indiquez l'adresse de départ, la destination, l'heure, le nombre de passagers et de bagages : l'équipe répond en fonction des chauffeurs disponibles à ce moment-là. Le téléphone reste possible pour les situations les plus pressées.
La même souplesse vaut pour les changements : un vol annulé, un client qui prolonge son séjour d'une nuit, une excursion reportée à cause de la pluie. La réception prévient par le même canal, et la course est modifiée ou annulée selon les conditions générales. Garder un seul fil de conversation par client évite les malentendus entre l'équipe du matin et le service de nuit.
Un accueil à l'image de votre établissement
Pour votre client, le chauffeur prolonge l'accueil de l'hôtel. Il arrive avant l'heure, se présente à la réception ou patiente devant l'entrée selon votre consigne, charge les bagages et parle plusieurs langues. Le véhicule suit le profil du client : berline Business pour un voyageur d'affaires, Van pour une famille et ses six valises, classe Green entièrement électrique, ou berline Prestige, sur devis, pour les clients de vos suites.
Pour les hôtels qui confient régulièrement des courses, une collaboration se construit : procédure de réservation, interlocuteur attitré, classes de véhicules privilégiées, règlement des courses. Ces modalités sont définies ensemble sur devis, et la rubrique partenariats de la page entreprises décrit la démarche. Basés à Wemmel, à deux pas du Heysel, nos chauffeurs desservent aussi bien les hôtels du centre que ceux de la zone aéroportuaire.
Transferts pour hôtels
La réception peut-elle réserver au nom d'un client de l'hôtel ?+
Oui. Renseignez le nom du client dans les coordonnées ou dans le champ des remarques, avec l'adresse de l'hôtel comme point de départ. La confirmation part par e-mail à l'adresse indiquée : celle de la réception si vous souhaitez garder la main, celle du client s'il gère lui-même son trajet. Pour une arrivée à l'aéroport, ajoutez le numéro de vol afin que le chauffeur suive l'atterrissage.
Un client a besoin d'une voiture dans une heure : est-ce possible ?+
La réservation en ligne se ferme trois heures avant la prise en charge. En deçà, contactez l'équipe par WhatsApp ou par téléphone : elle vérifie si un chauffeur peut se libérer. La réponse dépend de l'heure et de l'activité du moment, et rien n'est acquis avant sa confirmation. Pour les départs très matinaux, le plus sûr reste de transmettre la demande dès la veille au soir.
Qui règle la course : le client ou l'hôtel ?+
Pour une course ponctuelle réservée en ligne, rien n'est payé au moment de la demande : l'équipe vous indique les modalités de règlement au moment de la confirmation. Si l'hôtel souhaite prendre en charge les courses de ses clients, ou organiser différemment le règlement pour un volume régulier, cela se discute dans le cadre d'un partenariat, avec des modalités définies ensemble sur devis.
Pouvez-vous emmener des clients de l'hôtel à Bruges pour la journée ?+
Oui, sous forme d'excursion avec chauffeur : départ de l'hôtel le matin, trajet par l'E40, temps libre sur place, retour à l'heure choisie par vos clients. Le chauffeur n'est pas guide ; si vos clients souhaitent une visite commentée, un guide se réserve à part. Programme, durée et véhicule sont fixés sur devis. Gand, Anvers ou Waterloo s'organisent de la même manière.
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