Roadshows en seminaries: chauffeurs en shuttles
Twee verschillende logistieke opdrachten: de roadshow, waarbij een chauffeur uw team volgt van afspraak tot afspraak en van stad tot stad; het seminarie, waarbij deelnemers van overal aankomen en 's avonds weer vertrekken.
Roadshow: één dag, meerdere steden
Bij een investeerdersroadshow of een reeks klantenbezoeken komt het op de minuut aan. Een vergadering aan de Koning Albert II-laan om 9 uur, een andere aan de Louizalaan om 11 uur, een lunch in Antwerpen, een laatste afspraak laat in de namiddag: tussen die adressen is er geen tijd om aan te schuiven aan een taxistandplaats of een parkeerplaats te zoeken. De chauffeur ter beschikking blijft de hele dag bij het team, wacht voor elk gebouw en kent het volgende adres al.
De afstanden passen bij dat ritme. Zonder file brengt de E19 u in minder dan een uur naar Antwerpen, en de E411 in ongeveer 2 uur en 15 minuten naar Luxemburg-Stad. Die ritten worden voorbereidingstijd: de presentatie nalezen, een gesprek met de bank die de transactie begeleidt, het verslag van de vorige afspraak. Aan het einde van de dag wordt het team afgezet op de luchthaven Luxemburg-Findel, in Zaventem of in Brussel-Zuid voor de Eurostar.
- Brussel in de voormiddag, het Kirchbergplateau in Luxemburg in de namiddag, terugvlucht vanaf Findel
- Noordwijk en Louizalaan, lunch in Antwerpen, vertrek met de Eurostar vanuit Brussel-Zuid
- Klantenbezoeken in Vlaanderen: Mechelen, Antwerpen en Gent op dezelfde dag
- Een chauffeur ter beschikking volgt uw roadshow van afspraak tot afspraak, zonder onderbreking tussen twee steden.
- Afspraken buiten België mogelijk, bijvoorbeeld op de Kirchberg, met als laatste halte de luchthaven Findel.
- Aankomsten van deelnemers gegroepeerd per tijdslot, met opvolging van elke vlucht.
- Dagelijkse shuttles tussen de Brusselse hotels en de seminarielocatie, in Genval, Terhulpen of elders.
- Gespreide terugritten 's avonds volgens ieders uurregeling, in een programma op offerte.
De roadshow voorbereiden
Om de dag goed in te plannen, gaan we uit van de lijst met afspraken, met adressen en uren, het aantal deelnemers en hun bagage: een team dat dezelfde avond nog vliegt, neemt zijn valiezen al 's ochtends mee. Een Business-sedan is geschikt voor drie personen en twee valiezen; de Van Business neemt zes personen en vijf valiezen mee, en dankzij de salonopstelling kan het team de volgende vergadering tegenover elkaar voorbereiden.
Een afspraak die de dag voordien wordt toegevoegd, een vergadering die uitloopt, een investeerder die voorstelt om bij hem thuis af te spreken in plaats van op kantoor: het programma verandert tot het laatste moment. De chauffeur past zich aan zolang de dag binnen de gereserveerde uren blijft; daarbuiten wordt de aanpassing geregeld met uw contactpersoon. Hoe lang de dag duurt en welke ritten buiten België vallen, wordt vóór de roadshow in de offerte vastgelegd.
Seminarie: aankomsten verspreid over de dag
De deelnemers aan een internationaal seminarie komen zelden samen aan: een vlucht uit Lissabon halverwege de voormiddag in Zaventem, een andere rond de middag in Charleroi, drie collega's uit Londen met de Eurostar in Brussel-Zuid. We groeperen de ophalingen per tijdslot, volgen elke vlucht in realtime, en iedereen vindt zijn naam op een naambordje in de aankomsthal. Sprekers en eregasten kunnen apart reizen, in een sedan.
Het seminarie vindt vaak buiten de stad plaats: aan het meer van Genval of aan de rand van het Zoniënwoud in Terhulpen, op een goed halfuur van het centrum van Brussel zonder file. Logeren de deelnemers in Brussel, dan rijden er elke ochtend shuttles van de hotels naar de vergaderlocatie, die hen op het einde van de dag terugbrengen. Een Van vervoert tot zeven personen; bij een grotere groep vertrekken meerdere voertuigen samen.
Het diner, en daarna de terugritten
De avond vindt vaak ergens anders plaats: een restaurant in het centrum, een feestzaal, een kasteel in Waals-Brabant. De chauffeur wacht tijdens het diner, waarna de terugritten in meerdere golven worden georganiseerd: wie de volgende ochtend vroeg vliegt, vertrekt eerst, de anderen volgen op het afgesproken uur. Niemand hoeft om middernacht een taxi te zoeken in een gemeente die hij niet kent, en niemand kruipt na het eten nog achter het stuur.
Op de laatste dag worden de vertrekken gegroepeerd per luchthaven en per vertrekuur, rekening houdend met de inchecktijd. Om een hele groep in één keer te verplaatsen, blijft een autocar de eenvoudigste oplossing; onze voertuigen nemen over wat een autocar minder goed kan: verspreide aankomsten, sprekers, vroege vertrekken en late terugritten. Voor het volledige programma wordt één offerte opgemaakt.
Seminaries en roadshows
Wacht de chauffeur tijdens elke afspraak van de roadshow?+
Ja, dat is het principe van een chauffeur ter beschikking: het voertuig blijft de volledige gereserveerde duur bij u. Tijdens een vergadering parkeert de chauffeur in de buurt, of rijdt hij rond als stilstaan verboden is, en komt hij op het afgesproken uur terug voor het gebouw. Een bericht volstaat om te melden dat een vergadering vroeger afloopt. Uw documenten en bagage blijven tussen twee afspraken aan boord.
Kunnen we de dag in Brussel beginnen en op de luchthaven van Luxemburg eindigen?+
Ja. Luxemburg-Stad ligt op ongeveer 215 kilometer van Brussel via de E411, of 2 uur en 15 minuten rijden zonder file, en de luchthaven Findel ligt ten oosten van de stad, in het verlengde van de Kirchberg. Een voormiddag met afspraken in Brussel, een namiddag op de Kirchberg en een terugvlucht 's avonds passen dus in één dag. De rit en de terbeschikkingstelling ter plaatse worden samen in de offerte begroot.
Hoe gaat u om met deelnemers die op verschillende uren aankomen?+
Alles begint bij de lijst met aankomsten: vlucht- of treinnummers, geplande uren, aantal bagagestukken. Ophalingen worden gegroepeerd als twee aankomsten dicht bij elkaar liggen, en anders gescheiden, zodat geen enkele deelnemer lang moet wachten. Elke vlucht wordt opgevolgd: een vertraging schuift de ophaling op zonder dat u hoeft te bellen. Het ophaalschema wordt vóór het evenement met u afgestemd.
Onze deelnemers logeren in Brussel en het seminarie vindt plaats in Terhulpen: hoe worden de shuttles georganiseerd?+
Elke ochtend vertrekken een of meer voertuigen vanaf de hotels op een uur dat met u is afgesproken, rekening houdend met het verkeer naar het zuidoosten van Brussel, dat tijdens de spits vaak druk is. 's Avonds volgen de terugritten het einde van de werkzaamheden of van het diner. Een Van neemt tot zeven deelnemers mee; bij meer deelnemers worden meerdere voertuigen gecoördineerd, binnen de beschikbaarheid die in de offerte wordt bevestigd.
Een privéchauffeur of een transfer nodig?
Wij staan 24/7 voor u klaar.