Vervoer voor delegaties en ambassades in Brussel
Een delegatie staat of valt met een vlot verlopend programma: voertuigen die klaarstaan nog voor elke vergadering afloopt, chauffeurs die op de achtergrond blijven en een aanspreekpunt dat alle wijzigingen opvangt.
Een protocollair programma, meerdere adressen
Een dag met een delegatie in Brussel kan bestaan uit een vergadering in het Berlaymont aan het Schumanplein, een werklunch in het Egmontpaleis aan de Kleine Zavel en daarna een onderhoud op het NAVO-hoofdkwartier aan de Leopold III-laan, tussen Evere en Haren. Van het ene adres naar het andere moet het voertuig op de afgesproken plek staan voordat de vergadering afloopt, en moet elke chauffeur weten wie er instapt, in welke volgorde en naar welke bestemming.
De toegang tot beveiligde locaties is een zaak van de ontvangende instelling. Zowel bij de NAVO als bij de Raad passeren bezoekers vóór elke vergadering een toegangscontrole, en op dagen van een Europese top mogen alleen geaccrediteerde voertuigen de veiligheidsperimeter binnen. Vraagt de protocoldienst vooraf gegevens, zoals nummerplaten of de namen van de chauffeurs, vermeld dat dan in uw offerteaanvraag: wat kan worden doorgegeven, en het afzetpunt dat daaruit volgt, wordt op dat moment beslist.
- Eén aanspreekpunt geeft elke programmawijziging door aan alle chauffeurs van de missie.
- Van Business ingericht om tussen twee afspraken te werken, uit het zicht.
- Meertalige chauffeurs die discreet blijven, zowel over de passagiers als over de gesprekken.
- Prestige-sedan (S-Klasse, 7 Reeks of gelijkaardig) uitsluitend op offerte.
- Afzetpunten afgestemd op de richtlijnen van de NAVO, de Raad of de ontvangende ambassade.
Meerdere voertuigen coördineren
Een delegatie past zelden in één wagen. De delegatieleider kan in een sedan rijden, zijn adviseurs en tolk in een Van Business, de rest van het team en de bagage in een Van. Alle chauffeurs werken met hetzelfde programma, dat wordt bijgehouden door uw contactpersoon bij onze conciërgedienst: u meldt een wijziging één keer en ze wordt aan elk voertuig doorgegeven, zonder dat uw team telkens opnieuw moet bellen.
Diplomatieke programma's veranderen: een bilateraal gesprek dat uitloopt, een persmoment dat laat in de namiddag wordt toegevoegd, een terugvlucht die twee uur vervroegd wordt. Met een chauffeur ter beschikking voor de gereserveerde duur worden die verschuivingen ter plaatse opgevangen, zonder nieuwe reservatie. Valt de dag buiten het geplande kader, dan controleert uw contactpersoon eerst de beschikbaarheid en bevestigt hij de aanpassing voordat ze ingaat.
- Prestige-sedan (Mercedes S-Klasse, BMW 7 Reeks of gelijkaardig), uitsluitend op offerte
- Business-sedan voor een delegatielid dat alleen naar de luchthaven terugkeert
- Van Business in salonopstelling, tot 6 passagiers en 5 valiezen
- Van voor het gevolg en de bagage, tot 7 passagiers en 6 valiezen
Wat discretie aan boord betekent
Aan boord wordt een onderhoud voorbereid, een onderhandelingspositie herlezen, een hoofdstad gebeld. De chauffeur rijdt, zorgt voor de bagage en laat het gesprek aan de passagiers, zonder commentaar of vragen over de agenda: terughoudendheid hoort bij het vak. Bij een gevoelige missie beschrijft u de eisen van uw protocol best in detail in de offerteaanvraag, of het nu gaat om een schriftelijke geheimhoudingsverbintenis of om een beperkte verspreiding van het programma.
De Van Business leent zich voor de laatste afstemming: zetels in salonopstelling, getinte ruiten die inkijk vanaf het voetpad beletten, ruimte om een dossier op de schoot open te slaan. Tussen twee afspraken wacht de chauffeur op afstand, en één telefoontje volstaat om de ophaling te vervroegen of uit te stellen. Omdat hij meertalig is, vergemakkelijkt hij de praktische contacten met een buitenlandse delegatie, maar een tolk vervangt hij niet.
Ambassades: bezoeken en terugkerende noden
Heel wat ambassades liggen langs de Tervurenlaan, de Franklin Rooseveltlaan of in de residentiële wijken van Ukkel. Bij een ministerieel bezoek herhaalt het schema zich: onthaal op Brussels Airport met vluchtopvolging en naambordje in de aankomsthal, transfer naar de residentie of het hotel, daarna het programma in de stad. Het naambordje kan desgewenst de naam van de missie vermelden in plaats van die van een persoon.
Andere aanvragen komen in de loop van het jaar terug: een receptie voor de nationale feestdag, een conferentie van posthoofden, het bezoek van een parlementaire commissie, heen-en-terugritten tussen de kanselarij en de luchthaven, de wissel van diplomaten aan het einde van hun ambtstermijn. Voor die terugkerende noden werken we met een offerte, waarin kalender, voertuigklassen en modaliteiten samen worden vastgelegd. Van de ene missie tot de andere blijft uw dossier in handen van dezelfde contactpersoon, die uw gewoonten en adressen al kent.
Delegaties en ambassades
Mogen uw voertuigen het terrein van de NAVO of van de Raad van de EU op?+
Alleen als de ontvangende instelling dat toestaat. Elke locatie legt haar eigen toegangsregels vast, en op dagen van een Europese top mogen alleen geaccrediteerde voertuigen de perimeter in de Wetstraat binnen. Zonder toestemming zet de chauffeur de delegatie af op het punt dat voor bezoekers voorzien is en wacht hij daarna op de aangewezen plaats. Voeg de richtlijnen van het protocol bij uw offerteaanvraag: als nummerplaten of namen van chauffeurs gevraagd worden, wordt in dat stadium beslist of die worden doorgegeven.
Het programma wijzigt in de loop van de dag: wie moet u verwittigen?+
Alleen uw contactpersoon. Hij werkt het programma bij, verwittigt elke betrokken chauffeur en bevestigt u de wijziging. Een afspraak die uitloopt of een extra adres wordt opgevangen binnen de uren ter beschikking die al gereserveerd zijn. Gaat de wijziging verder dan de geplande duur of is er een extra voertuig nodig, dan controleert hij eerst de beschikbaarheid en antwoordt hij u voordat er iets wordt vastgelegd.
Hoe blijven de gesprekken aan boord vertrouwelijk?+
Door de discretie die van elke professionele chauffeur verwacht wordt: wat in de wagen gezegd wordt, blijft daar, en niets wordt daarbuiten besproken. Legt uw protocoldienst strengere regels op, zoals een schriftelijke verbintenis, een beperkt aantal mensen dat van het programma op de hoogte is of een specifieke procedure, beschrijf ze dan in uw offerteaanvraag; het team laat u dan weten wat het kan voorzien en onder welke voorwaarden.
Welk voertuig voorziet u voor een ambassadeur en voor zijn gevolg?+
Voor het missiehoofd is de Prestige-sedan (Mercedes S-Klasse, BMW 7 Reeks of gelijkaardig) op offerte beschikbaar; een Business-sedan past bij een soberder programma. Het gevolg reist bij voorkeur in een Van Business, die plaats biedt aan zes passagiers en vijf valiezen. Voor een groter gevolg neemt de Van zeven passagiers mee, of worden meerdere voertuigen gecoördineerd.
Een privéchauffeur of een transfer nodig?
Wij staan 24/7 voor u klaar.